A área de Recursos Humanos (RH) é conhecida por conta do excesso de documentos e burocracia. Isso porque, para atender a legislação trabalhistas, as empresas precisam ter diversos formulários e documentos que são mantidos por um longo período.
Esse excesso de arquivos faz com que as empresas tenham que reservar um espaço para o arquivo, o que gera custos e impacta nas rotinas de trabalho, já que dificulta as logísticas quando precisam ser consultados.
Contudo, a tecnologia e a modernização da CLT (Consolidação das Leis de Trabalho) possibilitam inovar processos e, consequentemente, aumentar a produtividade. Cada vez mais empresas evoluem para a adoção de um RH Digital, sem que seja preciso renunciar à segurança e estar em conformidade com as exigências dos órgãos reguladores e demais instituições.
Um RH sem papel é possível?
O setor de Recursos Humanos é aquela parte da empresa que lida com contratação, promoções, demissões, atestados, solicitações de férias, folhas de pontos, e entre outros documentos.
Fazer a organização e gerenciamento de todos esses documentos, certamente, é algo que dar trabalho e exige tempo e espaço para o armazenamento. Além disso, há os riscos dos papéis se perderem por ação do tempo ou até mesmo se tornem alvos de fraude que comprometem a veracidade das informações e, consequentemente, a validade jurídica do mesmo.
Pensando nisso, é possível trabalhar com um RH digital e adotar o conceito paperless (sem papel)? A resposta para esta pergunta está na adoção de uma assinatura digital, que é uma ferramenta que concede agilidade e segurança para a assinatura de documentos e também o armazenamento desses arquivos em nuvem, o que facilita a busca e permite que possam ser acessados de qualquer dispositivo com internet.
Este tipo de assinatura pode ser usado para automação de captura dos dados e assinatura dos colaboradores, eliminando totalmente o fluxo em papel.
Dentre as aplicações da assinatura está em contratos de trabalho, autorização de desconto em folha, entrega de EPI’s, Férias, Entrega de Atestados, alteração salarial, aprovação de promoção etc.
Para garantir ainda mais segurança na autenticação desses documentos, a assinatura biométrica digital surge como uma solução ainda mais eficiente. Nesta perspectiva, o See Sign é um sistema de assinatura digital criado pela IT9AR para facilitar os processos de assinatura e validação dos documentos.
A assinatura biométrica digital tem como principal benefício a segurança, já que as informações são captadas em um tablet ou pad com tela sensível, que possibilita medir as características biométricas únicas de cada pessoa (velocidade, aceleração, movimento, pressão e o grafismo e sequência), tornando impossível qualquer tipo de fraude. Além disso, os documentos assinados com a assinatura biométrica são criptografados, fazendo com que seja possível verificar alterações.
Os dispositivos são pequenos e de fácil manuseio, podendo ser levados para qualquer lugar. O aparelho também não precisa de integração com sistema, já que funciona como uma espécie drive móvel.
Os documentos assinados com a assinatura biométrica são criptografados, fazendo com que seja possível verificar alterações.
Vale ressaltar que a legalidade das assinaturas digitais é garantida pela MP nº 2200 de 24 de agosto de 2001. Assim, os documentos possuem a garantia de ter validade jurídica para os devidos fins.
Saiba mais sobre o See Sign no site: https://www.it9ar.com.br/
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